「わかりやすい文章を書きたい」
「文章力を磨きたい」
「論理的て伝わる文章を書きたい」
「もう何が言いたいのかわからない文章と言われたくない」
こんなお悩みがある方向けに、この記事では、わかりやすい文章がどんな時でも作れる「型」の【PREP】マスターする方法をお伝えします。
実は「この文章の型」を知るだけで、少しライティングをかじったことがある人なら、これ以上文章の方を学ばなくてもわかりやすい文章を書くことが可能です。
ぜひ最後まで読んでPREP法をマスターしてください。
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Contents
わかりやすい文章の本質とは
いきなりですが、あなたに質問です。あなたはわかりやすい文章を書けるようになりたいですか？
文章力を高めたいですか？
おそらく多くの人がYESと答えるでしょう。
それではもう一つ質問です。わかりやすい文章を書けるようになる方法を知っていますか？おそらくわからないという人もいるでしょうし、わかるという人もいるでしょう。
しかしこの質問にYESと答えた人は、次にいう方法が頭に浮かんでいるのではないでしょうか。
句読点に気をつけたり、接続詞を上手に使ったり、文法に気をつけたりなど、さまざまな方法が頭に浮かんでいると思います。
ただ、その学習法は本当にわかりやすい文章を書く力に直結しているものでなのか疑問に感じることもあるはずです。
もちろん無駄ではないですし、間接的には関係があるでしょう。
しかし、本当にその学習法で学び続けて1年後や3年後、わかりやすい文章とは？という質問に答えられている姿は想像できないかと思います。
わかりやすい文章を作る型が必要な理由
正直僕は、先述した方法ではわかりやすい文章を書いている自分を想像できませんでした。
僕と同じような気持ちの人も多いのではないでしょうか？
ライター活動をはじめたての頃、本当にこのままで読まれて伝わる文章を書き続けるようになれるかと、ずっと不安に思っていました。
そしてその不安は見事に的中しました。
いざ記事を書いたり、人に文章で何かを説明しようとしても、まとまりのない文章にしかならなかったです。
ましてや、論理的に伝わる文章が書ける様になるなど、はるか先のことのように感じていました。実際、僕と同じように感じている人も多いと思います。
そもそも、わかりやすい文章とは何でしょう？
- 「理解しやすい」
- 「具体的」
- 「頭にすっと入ってくる」
- 「読みやすい」
- 「文章がきれい」
どれもピンとこないですよね。
僕もライター活動をはじめたときは「何かちがうな〜」って、ずっと思っていました。
そう思って、文章力を磨くことを諦めていた時、この「わかりやすい文章とは何か」を理解できる、ある出来事が起きました。
僕がライターになってWEBライティングを始めた手のころ、ある人のオンラインセミナーを受講していると、ある「文章の型」が紹介されていたのです。
その法則がまさに、今回紹介するわかりやすい文章を書く型『PREP法』でした。
この文章の型を理解した時、僕の頭の中に雷が落ちた様な衝撃が走ったことをいまだに覚えています。
PREP法とは
PREP法とは、結論→理由→具体例→結論の流れで相手に話を伝える方法です。
PREP法は
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（具体例）
- Point（結論）
4つの流れで論理的に伝えられるため、読み手にストレスなく内容を伝えることができます。
たとえば、PREP法を使って電子書籍を人にすすめたい文章を書きたい場合は
→私は電子書籍をおすすめしたい
・Reason（理由）
→なぜなら自分の本を全部持ち歩けるから
・Example（具体例）
→たとえば、昨日電車に乗っていたらふとある漫画を読みたくなった。紙の本だったら読めてなかったと思う
・Point（結論）
→だから電子書籍をおすすめしたい
という感じです。
PREP法のメリット
ではここからはPREP法を使って文章を書くメリットをご紹介します。
①わかりやすい文章を作成できる
一つ目はこの記事のタイトルにもある通り「わかりやすい文章を作成できる」ということです。
PREP法で作成した文章はわかりやすく、読み手が理解しやすいことが特徴です。
また、最初に結論を伝えることで、変に遠回りせずに一直線で読み手の関心を引き込むことができます。
現代人はみんな時間に追われています。ダラダラ結論のわからない文章をゆっくり呼んでいる暇はありません。
PREP法によって最初に結論を示すことで、最後まで読んでもらえる文章になるのです。
②短時間で文章を作成できる
2つ目は短時間で文章を作成できる、ということです。
たとえばビジネスシーンで取引際にメールを送ったり、チャットで報告したしするときは、どんな風に書けば良いのかと手が止まってしまう人もいるでしょう。
そのような場合でもPREP法を使えば書き方に悩むことはなくなります。
「結論→理由→具体例→結論」という型通りに文章を書けば、自分で構成を考える必要もありません。
その結果、文章に悩む時間は圧倒的に短縮され、生産性も高まります。
③すぐに要点のわかる文章になる
3つ目はすぐに要点のわかる文章になるということです。
たとえば、あなたはメールとかインターネット上の文章を読んでいて「結局、何がいいたいの？」と感じたことはないでしょうか？
PREP法を使えば、結論を先に伝えることで、何が言いたいのかわからない迷子のような文章になることはありません。
最初に伝える結論が話の要点になります。読み手にとっては最初に要点がわかるため、文章の理解がはやくなります。
④説得力のある文章になる
4つ目のメリットは説得力のある文章になる、ということです。
PREP法は結論の後に「理由と具体例」が来ます。この結論を理由と具体例という根拠で補完することで、話の説得力がグググっと増します。話にも深みが増すことでしょう。
具体例があることで説得力の高い文章が作れる、これもPREP法のメリットです。
PREP法の具体例とトレーニング法
ここからは実際にPREP法を使ったテンプレートや使い方、トレーニング方法を紹介します。
あなたも自分のシーンに合わせて使ってみてください。
まずは上司やクライアントへの報告です。
上司やクライアントへの報告にPREP法を使えば、一度で内容を伝えることができるので無駄なやりとりや時間がうまれません。
その結果、あなたの「仕事ができる人」という評価にもつながるでしょう。
たとえば、日程変更のお願いをしたい場合なら、
結論は「プロジェクトの納期を○月○日に変更していただきたいです」になります。
次に理由です。
「なぜなら、他プロジェクトで優先しなければいけない事案が発生したからです」
具体例は、
「具体的な理由をお伝えすると、こちらの不手際により発注先と連携が取れておらず、クレームに発展しております。ですので、こちらの対応業務に時間を取られています。」
最後の結論は、
「そのため、プロジェクトの納期を○月○日に変更していただくよう、お願いします」
この様な流れの文章を意識してみてください。
続いてプレゼンの場合のテンプレートや使い方、トレーニング方法も紹介します。
PREP法は論理的でわかりやすい伝え方が求められるプレゼンにも抜群の威力を発揮します。
まずは結論です。
「新サービスのAについて新しいプロモーションの実施を提案します」
理由は、
「なぜなら、プロモーションを行うことで新サービスの見込み客への認知拡大および、売上拡大や新規顧客獲得につながると考えられるからです」
具体例は、
「具体的には、SNSで拡散して、広告とセミナーでサービスを認知してもらいます。またSNSでは「フォロワー限定キャンペーン」も実施してイベント感を演出します」
最後の結論は、
「このように消費者に新サービスの良さを広め、成約率を高めるためには新サービスAについてプロモーションを行うべきだと考えます」
このように、日常のシーンで人に何かを伝える時にPREP法はバツグンの威力を発揮します。
もちろん、WEB上の記事やLINEやメルマガの配信文章やセールスレター、ホームページのコピーライティングまで、ありとあらゆる場面で活用できます。
PREP法の型を覚えるまでは、訓練も必要ですが、日頃の報告や質問などにこの流れを意識することを習慣化しておくと、いつでもどこでもわかりやすい文章を作れる様になるでしょう。
PREP法でわかりやすい文章をマスターしよう
今回はわかりやすい文章が作れる！【PREP法】をお伝えしました。
句読点に気をつけたり、接続詞を上手に使ったり、文法に気をつけたりなどは、わかりやすい文章を作ることに直結するものではありません。
文章には人が理解しやすい流れがあり、その流れに沿った文章を作ることこそが本文の「わかりやすい文章」です。
そして、わかりやすい文章を書くためには「PREP法」の型を使うようにすることです。
結論→理由→具体例→結論の流れで文章を組み立てる練習を日頃からトレーニングしていきましょう。
日々のトレーニングの繰り返してPREP法が身につき、わかりやすい文章が自然に書けるようになります。
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